GİRİŞ
Projenin ortasında bütçedeki sapmaları doğru bir yaklaşımla önceden tespit edebilmek proje yöneticisine bunu önceden telafi etme olanağı sağlamaktadır. Bunun yanında, projenin süreç içerisinde karlı gidip gitmediğini, beklentileri aşıp aşmadığını belirlemek için günümüzde kullanılan yöntemlerin çoğu finansal içeriklidir ve bu yöntemler çoğu zaman yetersiz kalmaktadır. Amerika Birleşik Devletleri, bu noktadaki eksiklikleri gidermek amacıyla “KAZANILMIŞ DEĞER ANALİZİ” (KDA) isminde yeni bir yaklaşım geliştirerek bu sorunu çözmüştür. Bu yeni yöntemin amacı bütçe yönetimini finansal yönetim tekniğinden çok proje yönetim tekniği olarak bir bütün halinde ele almayı sağlamak ve bunu da ölçülebilir ve geliştirilebilir bir standart haline getirebilmektir. Birçok ülkede yöntem kabul görmüş olup, kamu kurum ve kuruluşlarınca yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu raporda, bahsi geçem yöntem (KDA) T.C. şartlarına uygun olarak hazırlanmış bir yazılım çerçevesinde değerlendirilerek uygulamanın kamu sektörüne sağlayacağı faydalar anlatılmaktadır.
AMAÇ
KDA, bir projenin yöneticisine, başlangıçta öngörülen karı garanti altında tutarak projesini yönetmeyi ve bitirmeyi sağlar. Proje bitmeden gidişatı gösterir, gemi karaya vurmadan ufkun görünmesini sağlar.
Maliyet muhasebesinden alınan veriler proje yöneticisine bütçeden nekadar paranın harcandığı bilgisini verir. Halbuki, paranın yarısının harcandığını söyleyerek projenin yarısının tamamlandığı sonucunu çıkartmak yanlış bir yaklaşım olacaktır. Projedeki kaynakların verimli kullanılmaması yada fiyat artışlarının bir sonucu olarak finansal anlamda proje %50 ilerlemesine karşın yapılan iş hacmine bakıldığında bu oran daha düşük kalabilir. Dolayısıyla KDA ile yönetilmeyen bir bütçede daha nekadar iş kaldığı bilinemeyeceği gibi geriye kalan işlerin maliyeti için de bir öngörüde bulunulamaz. KDA projeyi finansal değil, fiziksel ilerlemeleri göz önünde tutarak takip etmenize olanak veren bir yöntemdir. Proje bitiminde bir sürprizle karşılaşmayı önlemek, bütçe ve takvimsel ilerlemedeki gecikmeler için maliyet bazında karşılık oluşturmak amacıyla kullanılmaktadır. Böylece maliyette oluşan artış yada azalışın karlılığa etkisi doğru şekilde hesaplanabilecektir.
Anavatanı ABD’de, son otuz yılda geliştirilen ve kendini kabul ettirmiş bu yöntem Avusturalya hükümeti tarafından da bir standart haline getirilmiş ve her türlü bütçenin takibinin yapılması için kamu kurumlarında kullanılan bir proje performans yönetimi standardı haline getirilmiştir. Avustralya’nın ABD deneyiminden elde ettiği kazanımı Türkiye’nin de elde etmesinde yarar vardır. KDA için farklı proje sektörleri ve farklı kamu tedarik makamları için ortak bir dil ve yöntem belirlenmesinde fayda olacaktır.
HEDEF
Ölçülemeyen bir süreç yönetilemez. Proje bütçesini mümkün olan en doğru, pratik ve gerçekçi yaklaşımı kullanarak hesaplayabilmek, gerçekleşen maliyetlerin tespitini ve güncel bütçeye etkilerini zamanında gözlemlemek bu yöntemle mümkün olmaktadır.
Proje performans yönetimi için ölçülebilir, takip ve kontrol edilebilir, sürekli geliştirilebilir bir altyapı elde edilmiş olur. Dolayısıyla Avusturalya hükümetinin yayınladığı “4817-2006” nolu standart gibi tek bir süreç altında proje performans yönetimi tanımlanabilir.
Sadece maliyet artışında değil, sürenin aşılması durumunun maliyete etkilerinin parasal olarak hesaplanmasına da olanak verir.
Değişen koşullar çerçevesinde artan yada azalan maliyetin bütçeye etkilerini önceden görmeyi sağlar, hangi kaynağın (malzeme, personel, ekipman, işgücü, para v.s..) nezaman kullanacağını önceden haber verir. Dolayısıyla lojistik anlamda proje süresince kaynak darboğazı yaşanmasını engeller.
Bütçedeki sapmaların nedenlerini anında tespit ederek, ileride yapılacak bütçe planında daha doğru yaklaşımlarla tahminde bulunulmasına olanak sağlar.
HANGİ PROJELERDE KULLANILABİLİR?
Kazanılmış Değer Analizi (KDA) 1960’lı yıllarda ABD Savunma Bakanlığının yüklenici firmalardan satın alacağı büyük projelerin yönetimi için geliştirilmiş, uygulama kökenli bir sistem olmakla birlikte, günümüzde başta ABD olmak üzere pek çok hükümetin çeşitli bakanlıklarının, satın alacağı her türden büyük projelerin yönetiminde kullanılmasını istediği bir yöntem haline gelmiştir.
Bugün kullanım amacı dış denetim olduğu kadar şirketlerin iç denetimlerine de yönelmiştir. Böylece sabit fiyatlı anlaşmalarda müşterinin talebinden ziyade yüklenici firmanın kendi karlılığını güvence altına alacağı bir sisteme dönüşmüştür.
Sistem üç farklı amaçla kullanabilir:
Tedarik makamı (işveren kurum/kuruluş) yüklenici firmanın gidişatını izlemek ve kontrol etmek için,
Yüklenici bir firma kendi gidişatını izlemek ve kontrol edebilmek için,
Yüklenici bir firma bir alt yüklenicisinin gidişatını izlemek ve kontrol etmek için.
KDA aşağıda örnekleri verilen türden projelerde kullanılabilir:
· Yazılım projelerinde (MIS, geliştirme projeleri, ERP implementasyon projeleri, vb.)
· Savunma sanayi projelerinde (uçak, gemi, helikopter üretimleri, sistem entegrasyonları, modernizasyon projeleri vb.)
· İnşaat projelerinde (köprü, baraj, otoyol, toplu konut, altyapı projeleri vb.)
· Enerji projelerinde (boru hatları, enerji nakil hatları, termik santraller, HES, doğalgaz santralleri vb.)
Projelerin sözleşme türleri de KDA’nin kimler tarafından kullanılabileceğini belirler. Örneğin Kazanılmış Değer Analizi, anahtar teslimi (sabit fiyatlı) ya da yap-işlet-devret (YİD) modeliyle yapılan sözleşmelerde, yüklenici firmanın teklif aşamasında yaptığı planlara ve sözleşmede kesinleşmiş bedele göre, kendi karlılığını iş işten geçmeden garanti altına alabilmesi için olmazsa olmaz derecede bir zorunlulukken; maliyet+kar” modeliyle yapılmış bir sözleşmede projenin verimliliğini ve performansını ölçmek yüklenici firmadan ziyade, işveren (tedarik makamı) için bir zorunluluktur. İkinci durumda işveren sözleşme hükümleriyle yükleniciden başlangıçta ortaklaşa düzenledikleri performans kriterlerine göre düzenli KDA raporları isteyebilir, hakediş faturalarının düzenlenmesi bu kriterlerin aşılmasına bağlanabilir.
KDA KULLANAN ÜLKELER
1993’te IPMC (International Project Management Commission) bu konuda ülkelerarasında işbirliğini artırmak için kurulmuştur. Bu sistemi kullanan başlıca ülkeler şunlardır:
· ABD
· Kanada (1980’ler)
· Avustralya (1980’ler)
· Japonya
· İngiltere
· Yeni Zelenda (1997)
· İsveç (1994)
SONUÇ
Her bir proje kendine özgü olduğundan ve benzeri bulunmadığından, kendi bütçesinden başka birşeyle karşılaştırılamaz. Ortada var olan tek temel, projenin bütçe planı oluşturulması aşamasında hazırlanan şeklidir. Proje fiilen yürütülürken de ancak bu temel üzerinden performansı ölçülebilir.
Kazanılan değerlerin bütçeye bağlı olması, aynı zamanda projenin karlılığının da garantisidir. Gücünü bu oluşturur; çünkü bütçe planında öngörülen sabit fiyattan olumsuz sapmalar önce yönetim rezervini, sonra karı eritir, en sonunda da zarara yol açar.
İnsan doğası gereği planlama yaparken kaynaklarını ve maliyetleri projenin ön safhalarına yığar. Bu nedenle herhangi bir projenin başında, henüz % 15-20’sinin tamamlandığı aşamada maliyetin aşılması durumunda, KDA, projenin bütünü için öngörülen bütçenin küçümsenmesi hatasına erken uyarı verir. Bu nedenle sabit fiyatlı olmayan kurum içi geliştirme projelerinde de bu yönüyle, toplam bütçeyi daha doğruya yakın belirleyebilmeyi olanaklı kılar.
